先週から喉の不調で声が出ない日が続いていましたが、
ようやく回復しましました！
多くの患者さんに、『先生もおだいじに』と声をかけてもらいました。
皆さまの温かい一言、とても有り難かったです。
今日は予約システムの話題
開院当初より、順番取りのシステムを導入し、多くの方にご利用いただいています。
ほぼ7〜8割くらいの患者様がこのシステムを利用していて、
待ち時間が少なくて助かるとか
診察時間になるまで、まわりで時間を潰せるからありがたい
などの声を頂戴しています。
ただ、
予約システムがわかりにくい
メールアドレスを登録したのに、診察が近づいてもメールが来なかった
インターネットを使えないので、不公平
などの声もあり、
さらにより便利に、よりよい運用を模索しています。
そんな中…
最近、午後の診療で困っていることがあります。
当院の午後診療は14:30〜17:30までなのですが、
15時過ぎから、患者さんがパタリと来なくなり、
待合室から人が消えるという奇妙な現象がおきているのです。。
（直接来院される場合、平日15時〜16時半なら待ち時間が少ないのてオススメです♪ もし混んでいたら御免なさい）
もちろん順番予約をされている方はその時点でまだたくさんいらっしゃるのですが、
順番が来ても来院されない方が続出しているためです。
最大14人連続不在ということも・・・(^^;)
これまでは
「番号は取ったのだけれど、時間には行けないので遅れていきます』
「子供が学校から帰るのが夕方なので、（早い番号をとったけど）夕方になるのでもいいですか？」
などと、電話をいただいた場合は、その旨OKしていました。
ところが、連続で何人も不在に回ると、診療がそこでストップしてしまいます。
17時過ぎから一転、ガラガラだった診察室に
患者さんが大勢いらっしゃるようになるのですが…
そもそも、順番取りのシステムは、
スムーズに診察を進め、待ち時間を減らす目的
で導入しています。
（決して受診の確約を取るためではありません）
しかし、現状だと、診療のペースが後ろにズレ込んでしまい、
夕方17時過ぎに来院された患者さんの待ち時間が長くなってしまっています。
うーん、こまった💦
そこで、今後は
15分を区切りにご不在の場合、キャンセルとさせていただくことにしました。
せっかく番号をとってもらったのに
キャンセルにするのは心苦しいのですが、
このままだとルールを守って受診される多くの患者さんのご迷惑になりますし
本来の予約システムの目的と外れてきてしまいます。
ただキャンセル扱いになっても
当日受診ができないというわけではありませんので！
番号を取ったものの、順番に間に合わない場合は、
ご自身でその番号はキャンセルしていただくようお願いします。
そして、当日の診療をご希望の場合は、
改めて番号を取り直すか、
直接17:30までに来院し受付してくださいね。
まとめ
今後、予約システムの運用を11/21より
以下のように変更させていただきます。
①順番が来てから、15分以内に遅れて来院された場合は
すでに院内で受付を済ませている方の一番最後になります。
②15分以上ご不在の場合には
理由の如何にかかわらず
自動的にキャンセルさせていただきます。
当日の受診をご希望の方は、
改めて番号を取り直すか
受付時間内に直接来院してください。
今までは、電話で連絡を受けて、来院の意思がある場合は
順番が来た時にご不在でもそのまま番号を確保していましたが、
今後は、15分以上経過した場合
全てキャンセル扱いになります。
また土曜日でよくあるのですが、
院内で受付後、いったん外出され、
順番が来た時に、ご不在のケースが増えています。
受付後外出され、呼び出し時に不在の場合、
やはりすでに院内でお待ちいただいている方の一番最後になりますので、
ご注意ください。
外出される場合、診療の進行状況を院内のモニターや、スマホなどで適宜チェックしてくださいね。
また外出されて、院内に戻られた際には、必ず受付に声をかけてください。
戻ってきてひっそりと座っている患者さんが時々おられるのですが、、、
受付スタッフが気がつけばいいのですが、大勢患者さんがいると、気がつかないことも多々あります。
そうすると、延々待つことになりますので
必ず声掛けをお願いします。
スムーズな診療のために
ご協力をよろしくお願いいたします
また補足ですが
当院の予約システムは、
当日の順番をとるだけで
時間予約ではありません。
「◯番ですが、何時になりますか？」
とか
「◯時頃にみてもらいたいんですけど・・・」
と言った、お問い合わせも多いのですが、
受診の希望の時間は一切お受けできません。
待ち時間短縮のため
待ち時間を有効に利用するため
の順番取りのシステムになります。
ご理解のほど
よろしくお願いいたします
予約システムQ＆A（よくある質問）
♯ 時間予約はできますか？
できません
♯初診ですが予約できますか？
できます
♯◯番ですが、だいたい何時ころになりますか？
おおよそ、1時間に12人くらいのペースで進んでいます。
ただし、当日の進行状況によって変化します。
診察の進行状況をインターネットで確認していただくことをおすすめします。
♯順番を確認するために、ずっとネットを見ていないといけないんですか？
順番をお取りいただく際に、メールアドレスを登録していただくと、診察の5人前になった時点で「お知らせメール」が届きます。ぜひご利用ください。
♯兄弟２人でかかりたいのですが、予約は1人分だけでいいですか？
受診される方、それぞれのお名前で登録し、順番を２人分お取りください。
♯ネット環境がないので、電話で予約したいのですが、
いまのところ、電話での順番予約はできません。直接来院してください。
♯ネットが使えないと待ち時間が長くなるんですか？
直接来院の方の枠として、『空き番号』を用意しています。
直接来院された方は、順番に若い番号の空き番号に入っていきます。
ネットで30番まで予約が入っている時点で、直接来院された場合、必ずしも31番になるというわけではありません。
その時点でまだ空いている直接来院の方の枠、またキャンセル枠の中から若い番号を順にお取りします。
♯受診希望ですが予約がいっぱいで順番を取れません。どうしたらいいですか。
平日の午前・午後・土曜日とそれぞれ最大72番（午後は272番）まで予約が入るようにしています。
定数がいっぱいになると、「定数の上限に達しました」と表示され、新しく予約をいれることはできません。
特に土曜日は早い時間に定数いっぱいになってしまうことがあります。
当日受診を希望される方は、診療時間内に直接お越しいただければ、
直接枠の番号や、キャンセルで空いた番号をお渡しします。
どうぞ直接来院の上受付をしてください。
そのほかご不明な点はお問い合わせください。